Пресс-подборка

Пресс-подборка

Пресс-подборка - это материалы, предназначенные для передачи корреспондентам и редакторам отделов СМИ, в которых вы поместили свое сообщение. Пресс-подборка призвана помочь корреспондентам и редакторам отделов при подготовке материалов о вашей компании составить о ней, а также о вашем товаре или услугах более четкое представление.

Пресс-подборки - прекрасный инструмент для налаживания эффективных взаимоотношений с представителями газет, журналов, радио, кабельного и общественного телевидения. Они должны быть составной частью вашей кампании по связям со средствами массовой информации. Хорошие взаимоотношения с представителями СМИ жизненно важны для того, чтобы о вашей фирме благоприятно отзывались в печати, на радио и телевидении.

Вы можете выслать пресс-подборку представителям СМИ после того, как сделали важное информационное сообщение, вы можете представить ее в ходе встречи с корреспондентом или руководителем отдела по связям с общественностью, а также раздать представителям СМИ во время проведения торговых выставок и съездов.

ФОРМАТ ПРЕСС-ПОДБОРКИ.

Включаемые в пресс-подборку материалы обычно помещают в стандартную папку, которая имеет два кармана. Выбирайте папки, в которых предусмотрено гнездо для визитных карточек, и цвет которых сочетается с вашими печатными материалами. Обычно материалы для пресс-подборки включают в себя:

Материалы правого кармана (начиная с самого первого, и далее по порядку):

Визитная карточка. - Вложите визитную карточку сотрудника компании (того, к кому следует обращаться по данному вопросу) в гнездо, которое обычно находится внутри папки, справа.
Пресс-релиз. - Вот оно, ваше важное сообщение! Пресс-релиз содержит информацию в напечатанном виде, выполнен в жанре газетной статьи и выдается представителям СМИ и корреспондентам.
Копии статей. - Копии статей из прошлых выпусков газет, в которых упомянута ваша компания или ваш сотрудник, упоминаемый в пресс-релизе, усилят привлекательность для прессы вашего нового сообщения.
Копии речей, сделанные по случаю презентации вашей компании или во время вашей коммерческой деятельности, также способны произвести впечатление.

Материалы левого кармана папки (начиная с самого первого, и далее по порядку):

Фотографии. - Обычно это черно-белые снимки (12,5 см х 17,5 см) на глянцевой бумаге, на которых изображена ваша компания или лицо, упоминаемое в пресс-релизе.
Сведения о компании, подборка фактов. - Сжатое изложение истории вашей компании, ее шагов и целей, включая описание ваших товаров и услуг. Если вы представляете новый товар или вводите новые услуги, сделайте отдельную подборку, рассказывающую об их характерных особенностях и преимуществах.
Рекомендации и конкретные случаи из практики. - Положительные отзывы покупателей и клиентов о ваших товарах или услугах, а также история о том, как вы добились успеха в вашей коммерческой деятельности, могут быть хорошей рекламой вашей компании.
Биографии. - Ваша краткая автобиография, а также сведения из биографий ваших сотрудников, занимающих ключевые посты, позволят узнать, что за люди стоят за вашим бизнесом.
Статистические данные. - Диаграммы, графики и рисунки помогут проиллюстрировать ваш рассказ. Некоторые компании помещают сравнительную диаграмму своих товаров и услуг с товарами и услугами своих ближайших конкурентов.
Брошюры, каталоги, информационные бюллетени и другая коммерческая литература. - Небольшие брошюры можно положить поверх других материалов.

РАССЫЛКА ПРЕСС-ПОДБОРКИ.

Составьте вступительное письмо. Это короткое письмо объемом не более одной страницы, прилагающееся к пресс-релизу или пресс-подборке и призванное побудить корреспондента просмотреть содержание пресс-подборки. В нем коротко и ясно излагается, почему данное сообщение должно заинтересовать читателей данного СМИ. Вынесите на первый план некоторые интересные подробности и факты, а также предложите несколько вариантов освещения сюжета.

Отправьте материалы по почте и проследите, чтобы они дошли до адресата. Свяжитесь с корреспондентом, представителем СМИ или с руководителем отдела по связям с общественностью и удостоверьтесь, что они получили материалы. Поддерживайте с ними контакт, регулярно посылая им свежую информацию (информационный материал для печати и дополнительные пресс-релизы). Ниже вы найдете полезные рекомендации относительно того, как следует вести телефонные разговоры с представителями СМИ:

Заранее приведите свой материал и мысли в порядок.
Постарайтесь звонить в утренние часы или вечером, но не слишком поздно. Обычно у корреспондентов это "время простоя".
В начале разговора поинтересуйтесь у корреспондента, не находится ли он "в цейтноте". Если да, спросите, когда будет удобно перезвонить. Если нет, будьте готовы "изложить свою историю" за одну/две минуты.
Исходите из того, что ваш собеседник может быть завален работой: письменными материалами, сообщающими о приближающихся событиях, и репортажами.
Будьте готовы к тому, что вам прийдется опять выслать ваше сообщение по факсимильной связи. Узнайте номер редакционного факса.