К данному письму прилагается Стратегия компьютеризации управления, одобренная федеральным правительством и включающая в себя схему внедрения проекта, которая обеспечивает выполнение рекомендаций Специальной экспертной группы. Эта стратегия является результатом работы 81 члена Специальной экспертной комиссии из различных агентств и бюро, а также содержит последующие решения, принятые в ходе подготовки бюджета на 2003 финансовый год. Эти инициативы нацелены на улучшение качества услуг, предоставляемых гражданам, представителям деловых и управленческих кругов и государственным служащим, а также на повышение эффективности работы и действенности федерального правительства. Ведущие ведомства – партнёры постоянно предпринимают совместные усилия по внедрению каждой инициативы с учётом фазового подхода, который основывается на заново открытом портале FirstGov.

1. Краткое изложение

2. Стратегическая перспектива

3. Стратегия

4. Проблема

5. Подходы и полученные результаты

6. Рекомендации и обзор высокоэффективных инициатив

7. Препятствия и стратегия их устранения

8. Выполнение

9. Управление и руководство переменами

10. Связь инициативы с президентской повесткой дня по менеджменту

Приложение A Cлужебная записка главам исполнительных министерств и ведомств

Приложение B: Члены Специальной экспертной комиссии

Приложение C: Процесс работы Специальной экспертной комиссии

Приложение D. Краткая характеристика инициатив

Федеральные расходы на информационные технологии (ИТ) в Соединённых Штатах в 2002 году превысят 48 миллиардов долларов, а в 2003 году они составят 52 миллиарда долларов. Такой уровень расходов на ИТ обеспечивает широкие возможности для преобразования системы в сконцентрированное на интересах граждан компьютеризированное управление. На самом деле большая часть текущих федеральных инвестиций в ИТ расходуется на развитие Интернета, результатом чего и стало создание свыше 35 миллионов веб-страниц на более чем 22 000 веб-сайтов. Однако практиковавшиеся ранее подходы к развитию ИТ, ориентированные на интересы ведомств, ограничивали продуктивность усилий государства и снижали его способность служить людям. Как отмечается в данном докладе, федеральному правительству необходимо изменить способ взаимодействия с гражданами посредством использования компьютеризированной системы управления.

• Упростить гражданам доступ к услугам и взаимодействие с федеральными государственными органами;
• Повысить эффективность и продуктивность работы государственных органов; и
• Улучшить обратную связь с гражданами и реакцию государственных органов на их нужды.

Специальной экспертной комиссией были выявлены серьёзные проблемы в деятельности федеральных государственных органов, которые можно было бы решить на основании концепций компьютеризации управления и электронной коммерческой деятельности. Проведённый Комиссией анализ показал, что основным препятствием на пути создания системы электронного управления, ориентированного на интересы граждан, являются избыточные и частично совпадающие виды деятельности различных ведомств. Экспертиза показала, что, в среднем, каждое из 19 департаментов и ведомств исполнительной власти занимается всеми 28 видами деятельности, представленными в списке федеральных органов управления (смотри рисунок 5.1). Характерно, что каждое ведомство вкладывает средства в развитие как традиционных, так и компьютеризированных подходов, независимо от аналогичных избыточных усилий других департаментов. Это приводит к многократному дублированию требований к отчетности, в то время как граждане вынуждены обращаться к тысячам веб-сайтов и десяткам центров обработки запросов, чтобы найти и получить необходимую услугу. Например, муниципальное образование, пытающееся получить грант на экономическое развитие, может подать свыше 1000 заявлений в более чем 250 федеральных ведомств, при этом каждый бланк заявления содержит весьма сходные сведения. Специальная экспертная комиссия установила, что результатами такой «архитектуры бизнеса» являются последующие избыточные виды деятельности и процессы, и на граждан, федеральные и местные органы власти, представителей деловых кругов и государственных служащих ложится бремя неоправданных расходов.

Специальная экспертная комиссия также определила основные препятствия, которые должны быть преодолены для успешной работы федеральных государственных органов по компьютеризации управления. Выявленные препятствия касались вопросов культуры, структуры, доверия, ресурсов и сопротивления заинтересованных лиц. Для преодоления этих барьеров были даны некоторые рекомендации, относящиеся к деятельности руководства. В дополнение к этому для направленного устранения основных препятствий были добавлены 2 инициативы – инициатива по электронному свидетельствованию подлинности и проект организационной архитектуры компьютеризированного государственного управления.

• Проект архитектуры компьютеризированного управления подразумевает проведение двух основных согласованных акций. Первой из них станут развитие архитектуры до уровня развития федеральной организационной архитектуры для каждой из действующих инициатив по компьютеризации управления, а также разработка стержневого набора стандартизированных технологических моделей для обеспечения технологических решений. Второй вид деятельности – это сбор и анализ федеральным правительством информации, касающейся архитектуры бизнеса и прочих данных, чтобы определять новые возможности для инициатив по компьютеризации управления и ликвидировать излишества. Первоначально эти усилия будут сконцентрированы в четырёх ключевых областях, таких как национальная безопасность, экономическое стимулирование, социальное обслуживание и деятельность операционных отделов.

• Президентский совет по менеджменту одобрил инициативы по компьютеризации управления и план действий на своём заседании 3 октября 2001 года. В декабре 2001 года ведомства разрабатывали подробные бизнес-планы и формировали партнёрские объединения для финансирования и внедрения инициатив.

Информацию о работе в области компьютеризации государственного управления и электронную копию данного отчёта можно найти в Интернете по следующим адресам http://www.firstgov.gov, http://www.whitehouse.gov/OMB или http://www.cio.gov.

• Упор на нужды граждан, а не бюрократии;
• Ориентация на результаты; и
• Опора на рынок с активным поощрением инновации.

Компьютеризированное управление является одним из пяти ключевых элементов Президентской программы по менеджменту и плана действий (август 2001 года) для осуществления этой стратегической линии. Компьютеризация управления крайне важна в настоящее время для удовлетворения потребностей граждан и представителей деловых кругов во взаимодействии с правительством. Она позволит ведомствам скорректировать свою деятельность в соответствии с потребностями в целях значительного улучшения обслуживания и сокращения неоправданных расходов. Когда инициативы по компьютеризации управления заработают эффективно, решать вопросы с государственными органами станет проще, будет защищена частная жизнь и обеспечена безопасность. Частные лица и представители деловых кругов смогут иметь уникальную возможность связи в режиме online или по телефону с единым центром оказания услуг, который и будет представлять "государственное управление Соединенных Штатов Америки".

Наша стратегическая линия сочетает успешное проведение деятельности в Интернете с человеческим капиталом и физическими активами, которыми располагает федеральные государственные органы, чтобы создать комбинированное «виртуально-реальное» ведомство (по принципу "click and mortar”). В соответствии с этим представлением организации предоставляют услуги гражданам, представителям деловых кругов и другим государственным и федеральным служащим. Нашей целью является создать такую систему, в которой при использовании Интернета человека отделяло бы от информации и услуг не более трёх щелчков компьютерной мыши. Для достижения этой цели необходимо, чтобы ведомства объединили и упростили свои действия.

• Рекомендовать наиболее высокоэффективные межведомственные инициативы, которые могут быть быстро разработаны и внедрены в практику;
• Выявить ключевые факторы, препятствующие компьютеризации федеральной системы государственного управления и ее ориентации на население, и предпринять меры, необходимые для преодоления этих препятствий, и
• Разработать технологическую структуру, обеспечивающую интеграцию государственных служб и информации.

• Упростит предоставление услуг гражданам;
• Ликвидирует лишние уровни государственного управления;
• Создаст возможность для граждан, представителей деловых кругов, органов власти различного уровня и федеральных служащих легко находить информацию и получать услуги от федерального правительства;
• Упростит внутриведомственное делопроизводство и сократит расходы в процессе интеграции и устранения избыточных систем;
• Даст возможность реализовать другие элементы Президентской программы менеджмента и
• Усовершенствует деятельность государственного управления в целях обеспечения быстрой реакции на нужды граждан.

• Частные лица (граждане): взаимоотношения государства и граждан; необходимо создать комплексные центры оказания услуг, которые было бы легко найти и использовать, в целях упрощения доступа граждан к высококачественным государственным услугам.
• Деловые круги: взаимоотношения государства и бизнеса; необходимо сократить создаваемую государством «нагрузку» на бизнес путём устранения излишней отчетности и более эффективного использования технологий компьютеризации бизнеса в целях передачи и распространения информации.
• Государство: взаимоотношения между государственными ведомствами; необходимо упростить отчетность для властей штатов и местных органов власти и дать им более широкие возможности участия в качестве полноправных партнёров наряду с федеральными властями в предоставлении услуг гражданам, одновременно обеспечив более совершенные методы оценки деятельности, особенно в отношении использования грантов. Органы управления других уровней получат существенную экономию затрат на административные цели и смогут улучшить реализацию программ благодаря своевременному получению более точных данных.
• Государство: внутренняя эффективность и продуктивность; необходимо более эффективно использовать современные технологии в целях сокращения расходов и повышения качества управления федеральными государственными учреждениями путём использования самых совершенных методов деятельности в таких областях, как управление цепочками поставок, управление финансами и управление системой знаний. Ведомства смогут повысить эффективность и производительность труда, устраняя проволочки в делопроизводстве, повышая удовлетворенность сотрудников своей работой и обеспечивая сохранение штатов.

• Ценность с точки зрения выполнения программ: Ведомства оценивают свои ИТ системы в основном по тому, насколько хорошо они удовлетворяют его потребности и служат процессу делопроизводства, а не по тому, насколько они отвечают нуждам граждан. Системы оцениваются скорее по тому, какую долю времени они работают, чем по тем внешним и внутренним преимуществам в работе, которые они обеспечивают по отношению к поддерживаемым ими программам.
• Применение технологий: В 1990-е годы государственные ведомства использовали ИТ, скорее для автоматизации существующих процессов, а не для создания более эффективных и производительных систем, которые в настоящее время можно разработать благодаря опыту компьютеризации бизнеса.
• «Островки» Автоматизации: Ведомства главным образом приобретают системы, нацеленные на внутренние нужды, которые редко бывают способны взаимодействовать или общаться с подобными системами в других ведомствах. В результате граждане вынуждены осуществлять поиск необходимых им услуг во множествах ведомств, компании должны неоднократно представлять одну и ту же информацию, а ведомства не могут свободно обмениваться информацией.
• Сопротивление переменам: Бюджетные процессы и ведомственный уклад увековечивают устаревшие бюрократические границы. Бюджетные процессы не обеспечивают механизма финансирования межведомственных ИТ. Более того, ведомственные традиции и боязнь реорганизации вызывают сопротивление процессам интеграции в работе и коллективному использованию систем несколькими ведомствами.

Основным препятствием для повышения эффективности федерального управления за счёт ИТ является врождённая сопротивляемость органов власти переменам. Компьютеризация управления использует ИТ, чтобы повысить эффективность федерального управления путём обеспечения лучшего взаимодействия и координации действий различных ведомств. Однако для реализации всех возможностей требуются существенные перемены в нынешних бюрократических процедурах. Успех во многом будет зависеть от преодоления сопротивления таким переменам. Необходим целостный подход, и каждая инициатива по компьютеризации управления должна включать в себя меры по усовершенствованию деятельности с ориентацией на результаты, координации политики, подготовку персонала, развитие средств связи и кардинальные перемены в организационной структуре.

• Использовать Интернет для предоставления информации и услуг, касающихся, например, пособий, возможностей организации отдыха и досуга, образовательных материалов;
• Предоставлять информацию для общего пользования и интегрировать федеральные, местные данные и сведения о положении дел в штатах там, где это необходимо и возможно;
• Снизить нагрузку на бизнес путём адаптации модернизированных процессов, способствующих интеграции данных при сборе последних;
• Внедрять передовой опыт коммерческого сектора, с тем чтобы сократить операционные расходы и облегчить государственным служащим выполнение их служебных обязанностей, особенно в сфере финансов, людских ресурсов и закупок, и
• Определить показатели успешной деятельности и регулярно проводить мониторинг и оценку результатов деятельности.

Основным выводом Экспертной комиссии было то, что наблюдаются значительное дублирование и избыточность функций: многочисленные ведомства выполняют каждую из 30 основных функций и видов деятельности, входящих в компетенцию исполнительной власти. В ходе работы нынешней федеральной организационной архитектуре была дана недвусмысленная характеристика «несуществующей». Окончательный анализ показал, что каждый вид деятельности выполняется в среднем 19-ю ведомствами и что каждое из них осуществляет в среднем 17 видов деятельности (смотри рисунок 5.1). Экспертная комиссия выявила, что избыточность «бизнес-структуры» ведет к излишним дублирующим друг друга затрат на персонал, информационные технологии и управление. Более того, в ходе оценки Комиссия установила, что избыточность создаёт трудности в получении услуг, приводя к дублирующей отчётности и бумажной волоките. В результате Экспертная комиссия сконцентрировала свои усилия на инициативах по компьютеризации управления, которые создают значительные возможности для изменения методов взаимодействия правительства с гражданами посредством устранения избыточности и создания более простых способов предоставления услуг гражданам.

Поскольку Экспертная комиссия оценивала потенциальные проекты в контексте архитектуры деловой деятельности, в ходе оценки основной упор делался на возможности интеграции операций и упрощения процессов для всех ведомств в рамках определённого вида деятельности с учётом потребностей населения. Деятельность федеральных органов государственного управления можно проследить, рассматривая четыре основные функции: определение политики, управление выполнением программ, соблюдение законодательства и нормативов, а также правоприменение, внутренняя деятельность и инфраструктура. Деятельность по выработке политической линии в целом определяет программы и усилия по обеспечению соблюдения законов и нормативов. Внутренняя деятельность включает в себя такие административные функции, как управление финансами, обеспечивающие текущую работу по выработке политики, управлению выполнением программ и обеспечению соблюдения законов и нормативов. Компьютеризация управления создаёт возможности для повышения эффективности деятельности ведомств за счет роста производительности труда путём концентрации усилий ведомств на их ключевых функциях и стоящих перед ними задачами. Инициативы по компьютеризации управления устраняют излишнее дублирование, в то же время повышая качество услуг за счет упрощения производственных процессов и объединении ведомственных «островков автоматизации» в единое целое.

Для каждой из 30 инициатив была составлена бизнес-схема для оценки возможных выгод, издержек и рисков. Было установлено, что 24 инициативы из 30 принесут существенные выгоды в плане упрощения производственных процессов, а 17 из 30 позволят достичь преимуществ за счёт унификации инфраструктуры и операций в изолированных друг от друга ведомственных структурах. В целом эти 30 инициатив обеспечивают возможность на порядок улучшить реагирование на запросы граждан (например, предоставлять услугу в течение нескольких дней, а не недель). Они предоставляют возможность более оптимального использования миллиардов долларов, освобождающихся при устранении избыточных инвестиций в ИТ и излишних оперативных расходов. Они могли бы снизить «нагрузку» государственного управления на граждан, коммерческие организации, власти штатов и местные органы власти более чем на миллиард долларов. На основе данных бизнес-схем к претворению в жизнь были рекомендованы 20 наиболее перспективных инициатив, включая те из них, которые были нацелены на каждую из основных ориентированных на интересы граждан групп вопросов (частные лица, компании, власти штатов и местные органы власти, а также внутренняя эффективность и продуктивность). Кроме того, были отобраны 2 инициативы для дальнейшей разработки бизнес-схем: информационная служба в области здравоохранения и электронная служба e-Vital. Наконец, инициатива по электронному подтверждению подлинности было отобрано для решения проблем безопасности, которые переплетались со всеми федеральными инициативами по компьютеризации государственного управления.

Отбор проводился руководящей группой, составленной из членов президентского Совета по менеджменту под руководством Директора АБУ. На заседании от 3 октября 2001 года Совет по менеджменту в полном составе одобрил 23 инициативы, а впоследствии в качестве 24-ой инициативы был добавлен процесс начисления заработной платы.

В настоящее время федеральные органы власти находятся лишь в самом начале пути реализации потенциала компьютеризации государственного управления. В рамках основной массы предпринимаемых мер устоявшиеся ведомственные процедуры попросту переводятся на основу сети Интернет. В результате этого созданы более 35 миллионов веб-страниц федеральных органов, которые размещены на более чем 22 000 веб-сайтов. Два года было потрачено ведомствами на перевод 6,600 видов основанных на бумажных документов операций (несколько миллионов отдельных операций в год) в онлайновый формат, однако до сих пор это удалось сделать лишь в отношении нескольких сотен таких операций. Ввиду связанных с указанными 6,600 операциями излишних и устаревших функций Экспертная комиссия постановила, что успех компьютеризации управления должен означать существенное упорядочение взаимодействия в этой сфере. Комиссией были определены несколько сотен потенциальных возможностей, каждая из которых требовала существенного пересмотра традиционных бюрократических подходов.

• Инициативы группы «государство-гражданин» направлены на реализацию идеи комплексного онлайнового доступа к благам и услугам (напр., recreation.gov). Они также задействуют современные инструменты управления взаимоотношениями в целях повышения качества и эффективности предоставления услуг.
• Инициативы группы «государство-бизнес» уменьшат нагрузку на бизнес за счет внедрения процессов, которые существенно сократят масштабы сбора излишних данных, обеспечат предоставляемую в одной точке упорядоченную поддержку предприятий и дадут возможность общения с предприятиями в цифровом формате с использованием языка электронного бизнеса (XML).
• Инициативы группы «государство-государство» дадут возможность совместного использования и интеграции данных на уровне федеральных органов, властей штатов и местных органов власти в целях более эффективного распределения инвестиций в системы ИТ (напр., в области географических данных) и интеграции ключевых видов государственной деятельности, например, ликвидации последствий стихийных бедствий и катастроф. Инициативы данной группы также повышают эффективность распределения грантов и управления ими в соответствии с «Законом об усовершенствовании предоставления федеральной финансовой помощи» (P.L 106-107). Указанные инициативы также отвечают требованиям «вертикальной» интеграции (т.е. интеграции государственных структур различного уровня) с точки зрения обеспечения внутренней безопасности.
• Инициативы группы «внутренней эффективности и продуктивности» позволяют внедрить передовой опыт коммерческого сектора в ключевые виды государственной деятельности, в частности, в том что касается управления цепочками снабжения, управления людскими ресурсами, финансового управления и документооборота.